Come conservare i documenti importanti durante un blackout

Quando a un blackout si aggiungono maltempo, incendio, allagamento o una possibile evacuazione, i documenti importanti possono diventare improvvisamente più preziosi di quasi ogni altro oggetto in casa. Senza documenti d’identità, numeri assicurativi, informazioni mediche o prove di proprietà può essere più difficile chiedere assistenza, ottenere medicinali, trovare un alloggio o dimostrare i danni. Una buona preparazione dei documenti non consiste quindi in un solo raccoglitore nell’armadio, ma in più copie indipendenti tra loro.

Inizia con una selezione chiara. La documentazione di emergenza dovrebbe includere copie di passaporti e carte d’identità, certificati di nascita e matrimonio, permessi di soggiorno o di lavoro, patenti, documenti del veicolo, contratti di affitto o titoli di proprietà e polizze assicurative importanti. Inserisci dati bancari e contatti solo nella misura realmente necessaria in emergenza. Aggiungi elenchi dei farmaci, prescrizioni, allergie, gruppo sanguigno, informazioni sui dispositivi medici e numeri di medici, assicurazioni, banche e familiari stretti. Per gli animali domestici sono utili libretto vaccinale, numero del microchip e contatto del veterinario.

Non conservare gli originali nella borsa mobile di emergenza. Devono stare in un contenitore chiudibile, preferibilmente resistente al fuoco e all’acqua, collocato in un luogo asciutto e rialzato. Una cantina non è adatta se esiste rischio di allagamento, mentre una soffitta può essere esposta a calore, incendio o tempeste. Il contenitore non dovrebbe poggiare direttamente sul pavimento né essere visibile a ogni visitatore. Verifica inoltre cosa protegge davvero la cassaforte: molti modelli semplici da mobile ostacolano solo un accesso rapido e non sono certificati contro acqua o fuoco.

Per un’evacuazione prepara una seconda cartella più leggera. Deve contenere copie cartacee ben leggibili, un elenco dei numeri essenziali e solo le informazioni che potrebbero servire lontano da casa. Usa una busta impermeabile per documenti e conservala insieme all’attrezzatura di emergenza. Non scrivere all’esterno nomi, numeri di conto o indicazioni sul contenuto. Tutti gli adulti della famiglia devono sapere dove si trova la cartella e chi la porterà via.

Le copie digitali costituiscono il terzo livello di protezione. Scansiona ogni documento per intero e in modo leggibile in formato PDF. Le fotografie sono utili solo se mostrano tutti i bordi, i numeri e il retro. Salva i file cifrati su una chiavetta USB o su un piccolo SSD esterno. Un secondo dispositivo cifrato può essere custodito da una persona fidata in un altro luogo. Il cloud è una possibilità aggiuntiva, ma non deve essere l’unica copia: durante un blackout, un’interruzione della rete o un problema con la password, l’accesso può mancare.

I file sensibili non dovrebbero mai restare senza protezione su una normale chiavetta USB. Usa una password forte creata solo per questo scopo e predisponi un metodo sicuro di recupero. Non scrivere la password su un foglio accanto al dispositivo. Concorda invece con una persona fidata come ottenere l’accesso in emergenza senza rivelare inutilmente tutti i dati.

Aggiungi fotografie o un breve video dell’abitazione, degli apparecchi importanti e degli oggetti di valore. Registra numeri di serie, ricevute d’acquisto e condizioni delle stanze. Queste prove possono facilitare una richiesta di risarcimento dopo incendio, furto o allagamento. Conservale separate dagli originali.

Controlla la cartella di emergenza almeno due volte l’anno e dopo un trasloco, matrimonio, nascita, cambio di veicolo, nuova assicurazione o modifica dei farmaci. Elimina le copie scadute e distruggile in modo sicuro. Una copia dei documenti è utile solo se aggiornata, leggibile e raggiungibile nel momento decisivo.

Fonte: FEMA/Ready.gov, “Safeguard Critical Documents and Valuables”; Croce Rossa Americana, “Survival Kit Supplies”; Croce Rossa Britannica, “Prepare an emergency kit”.