Jak bezpiecznie przechowywać dokumenty podczas awarii prądu

Gdy awarii prądu towarzyszą gwałtowne zjawiska pogodowe, pożar, powódź albo możliwa ewakuacja, ważne dokumenty mogą nagle stać się cenniejsze niż niemal każdy inny przedmiot w domu. Bez dowodu tożsamości, numerów ubezpieczenia, informacji medycznych lub dokumentów potwierdzających własność trudniej może być uzyskać pomoc, leki, zakwaterowanie albo udowodnić poniesione szkody. Dobre przygotowanie dokumentów nie oznacza więc jednego segregatora w szafie, lecz kilka niezależnych kopii zapasowych.

Zacznij od jasnego wyboru. Dokumentacja awaryjna powinna zawierać kopie paszportów i dowodów osobistych, aktów urodzenia i małżeństwa, zezwoleń na pobyt lub pracę, praw jazdy, dokumentów pojazdu, umów najmu lub dokumentów własności oraz ważnych polis ubezpieczeniowych. Dane bankowe i kontaktowe dodawaj tylko w takim zakresie, w jakim rzeczywiście mogą być potrzebne w sytuacji kryzysowej. Dołącz listy leków, recepty, informacje o alergiach, grupie krwi, urządzeniach medycznych oraz numery telefonów lekarzy, ubezpieczycieli, banków i bliskich krewnych. W przypadku zwierząt przydadzą się książeczka szczepień, numer mikroczipu i kontakt do weterynarza.

Oryginałów nie przechowuj w przenośnej torbie awaryjnej. Powinny znajdować się w zamykanym, najlepiej ognioodpornym i wodoodpornym pojemniku, w suchym i podwyższonym miejscu. Piwnica nie jest odpowiednia tam, gdzie istnieje ryzyko zalania, a strych może być narażony na upał, pożar lub wichurę. Pojemnik nie powinien stać bezpośrednio na podłodze ani być widoczny dla każdego gościa. Sprawdź też, przed czym naprawdę chroni sejf; wiele prostych sejfów meblowych jedynie utrudnia szybki dostęp i nie ma certyfikatu odporności na ogień lub wodę.

Na wypadek ewakuacji przygotuj drugą, lekką teczkę. Powinna zawierać czytelne kopie papierowe, listę ważnych numerów i tylko te informacje, które mogą być potrzebne poza domem. Użyj wodoodpornej saszetki na dokumenty i przechowuj ją razem z wyposażeniem awaryjnym. Nie zapisuj na zewnątrz nazwisk, numerów kont ani wskazówek dotyczących zawartości. Wszyscy dorośli domownicy powinni wiedzieć, gdzie znajduje się teczka i kto zabierze ją podczas wyjścia.

Kopie cyfrowe stanowią trzeci poziom ochrony. Skanuj każdy dokument w całości i czytelnie do pliku PDF. Zdjęcia są użyteczne tylko wtedy, gdy widać wszystkie krawędzie, numery i odwrotne strony. Pliki przechowuj w zaszyfrowanej formie na pamięci USB lub małym zewnętrznym dysku SSD. Drugi zaszyfrowany nośnik może znajdować się u zaufanej osoby w innym miejscu. Chmura jest dodatkową opcją, ale nie może być jedyną kopią: podczas awarii prądu, internetu lub problemu z hasłem dostęp może być niemożliwy.

Poufne pliki nie powinny nigdy pozostawać bez ochrony na zwykłej pamięci USB. Użyj silnego hasła utworzonego wyłącznie do tego celu i przygotuj bezpieczną metodę odzyskiwania. Nie zapisuj hasła na kartce obok nośnika. Zamiast tego ustal z zaufaną osobą, jak może uzyskać dostęp w sytuacji kryzysowej bez niepotrzebnego ujawniania wszystkich danych.

Dodaj zdjęcia lub krótki film przedstawiający mieszkanie, ważne urządzenia i wartościowe przedmioty. Zapisz numery seryjne, dowody zakupu i stan pomieszczeń. Takie materiały mogą ułatwić zgłoszenie szkody po pożarze, włamaniu lub zalaniu. Przechowuj je oddzielnie od oryginałów.

Sprawdzaj teczkę awaryjną co najmniej dwa razy w roku oraz po przeprowadzce, ślubie, narodzinach dziecka, zmianie pojazdu, wykupieniu nowego ubezpieczenia lub zmianie leków. Usuń nieaktualne kopie i zniszcz je bezpiecznie. Zapas dokumentów pomaga tylko wtedy, gdy jest aktualny, czytelny i dostępny w decydującym momencie.

Źródło: FEMA/Ready.gov, „Safeguard Critical Documents and Valuables”; Amerykański Czerwony Krzyż, „Survival Kit Supplies”; Brytyjski Czerwony Krzyż, „Prepare an emergency kit”.