Como guardar documentos importantes durante um apagão

Quando um apagão vem acompanhado de tempestade, incêndio, enchente ou possível evacuação, documentos importantes podem se tornar de repente mais valiosos do que quase qualquer outro objeto da casa. Sem identificação, números de seguro, informações médicas ou comprovantes de propriedade, pode ser mais difícil pedir ajuda, conseguir medicamentos, organizar hospedagem ou comprovar prejuízos. Por isso, uma boa preparação documental não se resume a uma única pasta no armário, mas a várias cópias independentes.

Comece com uma seleção clara. A documentação de emergência deve incluir cópias de passaportes e documentos de identidade, certidões de nascimento e casamento, autorizações de residência ou trabalho, carteiras de motorista, documentos do veículo, contratos de aluguel ou títulos de propriedade e apólices de seguro importantes. Acrescente dados bancários e contatos apenas na medida em que sejam realmente necessários em uma emergência. Inclua listas de medicamentos, receitas, alergias, tipo sanguíneo, informações sobre equipamentos médicos e telefones de médicos, seguradoras, bancos e parentes próximos. Para animais de estimação, vale guardar carteira de vacinação, número do microchip e contato do veterinário.

Não guarde os documentos originais na mochila móvel de emergência. Eles devem ficar em um recipiente com chave, de preferência resistente ao fogo e à água, em local seco e elevado. Um porão não é adequado onde exista risco de enchente, enquanto um sótão pode ficar vulnerável ao calor, ao fogo ou a tempestades. O recipiente não deve ficar diretamente no chão nem visível para qualquer visitante. Verifique também contra o que o cofre realmente protege; muitos cofres simples de móveis apenas dificultam um acesso rápido e não são certificados contra fogo ou água.

Para uma evacuação, prepare uma segunda pasta mais leve. Ela deve conter cópias impressas bem legíveis, uma lista de números importantes e somente as informações que podem ser necessárias fora de casa. Use uma bolsa impermeável para documentos e guarde-a junto do equipamento de emergência. Não escreva do lado de fora nomes, números de conta ou pistas sobre o conteúdo. Todos os adultos da casa devem saber onde a pasta está e quem vai levá-la em caso de saída.

As cópias digitais formam a terceira camada de proteção. Digitalize cada documento por completo e de forma legível em PDF. Fotografias só servem se mostrarem todas as bordas, números e versos. Guarde os arquivos criptografados em um pendrive ou em um pequeno SSD externo. Um segundo dispositivo criptografado pode ficar com uma pessoa de confiança em outro local. O armazenamento em nuvem é uma opção adicional, mas nunca deve ser a única cópia: durante um apagão, falha de internet ou problema com a senha, o acesso pode não funcionar.

Arquivos sensíveis nunca devem ficar desprotegidos em um pendrive comum. Use uma senha forte criada apenas para essa finalidade e mantenha um método seguro de recuperação. Não escreva a senha em um papel ao lado do dispositivo. Em vez disso, combine com uma pessoa de confiança como ela poderá obter acesso em uma emergência sem revelar desnecessariamente todos os dados.

Acrescente fotos ou um vídeo curto da casa, dos aparelhos importantes e dos objetos de valor. Registre números de série, comprovantes de compra e o estado dos cômodos. Essas provas podem facilitar uma solicitação de indenização depois de incêndio, roubo ou enchente. Guarde-as separadas dos originais.

Revise a pasta de emergência pelo menos duas vezes por ano e depois de mudança, casamento, nascimento, troca de veículo, novo seguro ou alteração de medicamentos. Retire cópias vencidas e destrua-as com segurança. Uma cópia de documentos só ajuda quando está atualizada, legível e acessível no momento em que realmente for necessária.

Fonte: FEMA/Ready.gov, “Safeguard Critical Documents and Valuables”; Cruz Vermelha Americana, “Survival Kit Supplies”; Cruz Vermelha Britânica, “Prepare an emergency kit”.