Como guardar documentos importantes durante uma falha de energia

Quando uma falha de energia é acompanhada por mau tempo, incêndio, inundação ou uma possível evacuação, os documentos importantes podem tornar-se subitamente mais valiosos do que quase qualquer outro objeto em casa. Sem identificação, números de seguro, informações médicas ou provas de propriedade, pode ser mais difícil pedir ajuda, obter medicamentos, organizar alojamento ou comprovar danos. Uma boa preparação documental não consiste, portanto, numa única pasta guardada num armário, mas em várias cópias independentes.

Comece por uma seleção clara. A documentação de emergência deve incluir cópias de passaportes e cartões de cidadão, certidões de nascimento e casamento, autorizações de residência ou trabalho, cartas de condução, documentos do veículo, contratos de arrendamento ou títulos de propriedade e apólices de seguro importantes. Acrescente dados bancários e contactos apenas na medida em que sejam realmente necessários numa emergência. Inclua listas de medicamentos, receitas, alergias, grupos sanguíneos, informações sobre dispositivos médicos e números de telefone de médicos, seguradoras, bancos e familiares próximos. Para animais de estimação, são úteis o boletim de vacinas, o número do microchip e o contacto do veterinário.

Não guarde os documentos originais na mochila móvel de emergência. Devem ficar num recipiente com fechadura, de preferência resistente ao fogo e à água, colocado num local seco e elevado. Uma cave é inadequada quando existe risco de inundação, enquanto um sótão pode ficar exposto ao calor, ao fogo ou a tempestades. O recipiente não deve ficar diretamente no chão nem visível para qualquer visitante. Verifique também contra o que o cofre realmente protege; muitos cofres simples para móveis apenas dificultam um acesso rápido e não têm certificação contra fogo ou água.

Para uma evacuação, prepare uma segunda pasta mais leve. Deve conter cópias em papel bem legíveis, uma lista de números importantes e apenas as informações de que poderá precisar fora de casa. Use uma bolsa impermeável para documentos e guarde-a com o equipamento de emergência. Não escreva no exterior nomes, números de conta ou indicações sobre o conteúdo. Todos os adultos da casa devem saber onde está a pasta e quem a leva em caso de saída.

As cópias digitais formam a terceira camada de proteção. Digitalize cada documento por completo e de forma legível em PDF. As fotografias só são úteis se mostrarem todas as margens, números e versos. Guarde os ficheiros cifrados numa pen USB ou num pequeno SSD externo. Um segundo suporte cifrado pode ficar com uma pessoa de confiança noutro local. O armazenamento na nuvem é uma opção adicional, mas nunca deve ser a única cópia: durante uma falha de energia, uma interrupção da rede ou um problema com a palavra-passe, o acesso pode falhar.

Os ficheiros sensíveis nunca devem ficar desprotegidos numa pen USB comum. Utilize uma palavra-passe forte criada apenas para este fim e mantenha um método seguro de recuperação. Não escreva a palavra-passe num papel colocado ao lado do suporte. Em vez disso, combine com uma pessoa de confiança como poderá obter acesso numa emergência sem revelar desnecessariamente todos os dados.

Acrescente fotografias ou um pequeno vídeo da habitação, dos aparelhos importantes e dos objetos de valor. Registe números de série, comprovativos de compra e o estado das divisões. Estas provas podem facilitar uma participação ao seguro após incêndio, assalto ou inundação. Guarde-as separadas dos originais.

Reveja a pasta de emergência pelo menos duas vezes por ano e depois de uma mudança de casa, casamento, nascimento, troca de veículo, novo seguro ou alteração de medicamentos. Retire cópias expiradas e destrua-as em segurança. Uma cópia documental só é útil se estiver atualizada, legível e acessível no momento em que for necessária.

Fonte: FEMA/Ready.gov, “Safeguard Critical Documents and Valuables”; Cruz Vermelha Americana, “Survival Kit Supplies”; Cruz Vermelha Britânica, “Prepare an emergency kit”.